Prozessautomatisierung / Dokumente

Dokumente, die sich
selbst verarbeiten.

Erfassen, lesen, extrahieren und klassifizieren Sie die Daten Ihrer Dokumente —Rechnungen, Verträge, Formulare— ohne sie von Hand einzutippen. Die Daten kommen einmal korrekt herein und wandern allein zu Ihren Systemen.

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Was es ist (IDP)

Das Dokument kommt einmal herein,
die Daten wandern allein.

Probleme, die es löst

Was Sie jedes Dokument
kostet.

Was Sie automatisieren können

Die Dokumente,
mit denen Sie beginnen.

Die besten Kandidaten sind Dokumente mit hohem Volumen, klaren Daten und einer mehr oder weniger erkennbaren Vorlage. Zum Beispiel:

Anwendungsfälle nach Abteilung

Ein Fall für jeden
Bereich.

Der Kerngedanke

Daten, die nie neu getippt werden, sind Daten, die nicht falsch sind.

Vorteile und Ergebnisse

Was Sie erwarten
können.

Wie wir es mit Kontrolle machen

Automatisch, aber
unter Kontrolle.

Automatisieren heißt nicht wegsehen. Die KI erledigt die Schwerarbeit, und eine Person behält das letzte Wort, wo es wirklich zählt.

Übliche Integrationen

Die Daten erreichen
Ihre Systeme.

Die CPPA-Methodik

Vom Papierstapel zu Daten,
die sich selbst verarbeiten.

01

Dokumente und Volumen analysieren

Wir sammeln eine reale Stichprobe Ihrer Dokumente, messen Mengen und Vielfalt und ermitteln, welche Felder zählen und welche Ausnahmen auftreten. Das ist die Basislinie, an der wir die Einsparung messen.

02

Erfassung, Extraktion und Prüfung entwerfen

Wir definieren, wo die Dokumente eingehen, welche Daten aus jedem Typ extrahiert werden, die Prüfregeln und —entscheidend— die Konfidenzschwellen und die Stellen, an denen eine Person eingreift.

03

Aufbauen und in Ihre Systeme integrieren

Wir bauen die OCR- und KI-Pipeline auf und verbinden sie über robuste APIs mit Ihrem ERP, Ihrem Dokumentenmanagement oder Ihrer Datenbank. Getestet wird mit echten Dokumenten, nicht mit Laborbeispielen.

04

Betreiben, Genauigkeit messen und verbessern

Wir starten in Phasen, messen die Genauigkeit und den Anteil, der ohne Eingriff durchläuft, und justieren Regeln und Modell, bis die Einsparung stabil ist. Das System wird dokumentiert und ist bereit zu skalieren.

Automatisierungsbeispiele

Wie es in der
Praxis aussieht.

Risiken und Minderung

Wie man es nicht macht.

Dokumente gut zu automatisieren heißt ebenso, sie lesen zu können, wie zu wissen, wann man ihnen misstrauen sollte. Das sind die häufigsten Risiken und wie wir sie mindern:

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen OCR und IDP?
Klassische OCR wandelt ein Bild in Text um: Sie erkennt Zeichen, versteht aber nicht, was jedes einzelne ist. IDP (Intelligent Document Processing) geht weit darüber hinaus: Es nutzt KI, um das Dokument zu verstehen —zu wissen, dass eine Zahl der Gesamtbetrag und eine andere die IBAN ist—, den Dokumenttyp zu klassifizieren und sich an nie gesehene Vorlagen anzupassen. OCR liest; IDP versteht.
Welche Dokumente können Sie verarbeiten?
Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Verträge, Formulare, Ausweisdokumente, Belege, E-Mails mit Anhängen… Wir arbeiten mit strukturierten Dokumenten (feste Formulare) und halbstrukturierten oder unstrukturierten (Rechnungen verschiedener Lieferanten), als PDF, gescanntes Papier oder Handyfoto. Was ein Mensch lesen kann, können wir fast immer verarbeiten.
Welche Genauigkeit lässt sich erreichen?
Das hängt von der Dokumentqualität und der Art der Daten ab, aber bei klaren Feldern in lesbaren Dokumenten werden häufig über 95 % Extraktionsgenauigkeit erreicht. Und die Zahl ist nicht alles: Dank Konfidenzschwellen springt alles, was die Latte nicht erreicht, in die menschliche Prüfung, sodass sich Fehler nicht stillschweigend einschleichen.
Lässt es sich in mein ERP oder meine Buchhaltung integrieren?
Ja. Wir übertragen die extrahierten Daten direkt in Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware (SAP, Dynamics, Sage, DATEV, Holded und andere) über APIs oder die Konnektoren, die Sie bereits nutzen. Ziel ist, dass die Rechnung bereits verbucht ankommt und nicht jemand sie erneut tippt.
Ist es sicher und DSGVO-konform?
Ja. Wir verschlüsseln Dokumente bei Übertragung und Speicherung, wenden minimale Rechte und rollenbasierte Zugriffe an, führen prüfbare Protokolle und definieren eine Aufbewahrungsrichtlinie, die löscht, was nicht mehr aufbewahrt werden soll. Wir verarbeiten Daten im Einklang mit der DSGVO und unterzeichnen die erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge.
Wie lange dauert die Einführung und wie viel wird gespart?
Ein erster Anwendungsfall mit hohem Volumen —meist Rechnungen— ist typischerweise innerhalb von Wochen produktiv. Die Einsparung hängt vom Volumen und der aktuellen Tipparbeit ab, doch in der Kreditorenbuchhaltung lässt sich meist der Großteil der Erfassungszeit zurückgewinnen. Wir messen den aktuellen Prozess stets vor dem Aufbau, um den Return mit transparenten Annahmen zu schätzen.

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