Prozessautomatisierung / Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse,
neu gestaltet.
Wir automatisieren keine einzelnen Aufgaben. Wir nehmen den gesamten Prozess – Order-to-Cash, von der Rechnung bis zur Zahlung – denken ihn durchgängig neu und bauen ihn wieder auf, indem wir die beteiligten Menschen, Systeme und Regeln koordinieren.
Was BPA ist
Der ganze Prozess,
neu gedacht.
Geschäftsprozessautomatisierung (business process automation, BPA) bedeutet, einen vollständigen Prozess durchgängig neu zu denken und zu automatisieren – nicht eine einzelne Aufgabe und keinen einzelnen Ablauf –, indem die beteiligten Menschen, Systeme und Regeln koordiniert werden.
Der Unterschied zu anderen Formen der Automatisierung liegt im Umfang. RPA ahmt Klicks und konkrete Aufgaben auf einer Oberfläche nach: Sie löst die Aufgabe, nicht den Prozess. DieWorkflow-Automatisierung orchestriert einen abgegrenzten Prozess innerhalb eines Bereichs oder einiger weniger Systeme. Die BPAgeht eine Ebene höher: Sie nimmt den gesamten Geschäftsprozess – zum Beispiel Order-to-Cash – hinterfragt ihn, vereinfacht ihn und baut ihn mit Automatisierung, Integration und menschlicher Kontrolle dort neu auf, wo es nötig ist.
Deshalb beginnt die BPA nicht mit der Technik, sondern mit dem Prozess: welche Schritte überflüssig sind, wo Zeit verloren geht, welche Übergaben Fehler erzeugen. Sie ist Teil unsererPraxis der Prozessautomatisierung und die richtige Antwort, wenn das Problem nicht ein einzelner Ablauf ist, sondern wie ein Prozess von Anfang bis Ende funktioniert.
Welche Probleme sie löst
Wo Ihr Betrieb
ins Stocken gerät.
Prozesse mit zu vielen Schritten und Übergaben
Jeder Prozess durchläuft mehrere Teams und Systeme. Bei jeder Übergabe – vom Vertrieb zum Betrieb, vom Betrieb zur Buchhaltung – gehen Zeit, Kontext und Verantwortung verloren.
Verstreute Systeme, die nicht miteinander reden
ERP, CRM und ein halbes Dutzend Tabellen halten unterschiedliche Versionen desselben Datensatzes. Niemand weiß, welche stimmt, und das Abgleichen ist tägliche Arbeit.
Lange Durchlaufzeiten
Vom Auftrag bis zur Zahlung oder von der Rechnung bis zur Begleichung vergehen Tage oder Wochen. Der Prozess ist nicht langsam, weil er komplex ist, sondern weil er in Warteschlangen und Postfächern wartet.
Fehlende durchgängige Nachvollziehbarkeit
„Wo steht dieser Auftrag?", „Wer hat das freigegeben?". Ohne eine einheitliche Sicht auf den gesamten Prozess wird jede Antwort zur Recherche zwischen E-Mails und Personen.
Nacharbeit und Fehler
Daten erneut zu erfassen, Differenzen zu korrigieren und Ausnahmen hinterherzulaufen frisst einen enormen Teil der Zeit Ihres Teams – und diese Fehler pflanzen sich stromabwärts fort.
Abhängigkeit von Schlüsselpersonen
Der Prozess funktioniert, weil jemand „weiß, wie er läuft". Ist diese Person abwesend oder verlässt das Unternehmen, geht das Wissen mit ihr und alles verlangsamt sich.
Was wir neu gestalten
Geschäftsprozesse,
von Anfang bis Ende.
Die besten Kandidaten sind Prozesse mit Volumen, klaren Regeln und mehreren beteiligten Systemen. Zum Beispiel:
- Order-to-Cash
- Procure-to-Pay
- Onboarding von Kunden und Mitarbeitenden
- Abstimmungen und Ausnahmebehandlung
- Monatlicher Finanzabschluss
- Wiederkehrendes Reporting und Dashboards
- Vorfall- und Reklamationsmanagement
- Auftragsmanagement und Statusverfolgung
Fälle nach Abteilung
Ein neu gestalteter Prozess
für jeden Bereich.
| Abteilung | Geschäftsprozess | Ergebnis |
|---|---|---|
| Finanzen | Procure-to-Pay, Monatsabschluss und Abstimmungen | Weniger Durchlauftage, ausgeglichene Konten und ein planbarer, auditierbarer Abschluss. |
| Betrieb | Vom Auftrag zur Lieferung: Auftragsmanagement und Status | Echtzeit-Sicht auf jeden Auftrag und weniger Ausnahmen, die von Hand gelöst werden. |
| Einkauf | Anforderung → Freigabe → Bestellung → Wareneingang → Zahlung | Ausgaben unter Kontrolle, regelbasierte Freigaben und pünktlich bezahlte Lieferanten. |
| HR | Durchgängiges On- und Offboarding | Konsistente Ein- und Austritte in allen Systemen, ohne vergessene Zugänge oder manuelle Schritte. |
| Vertrieb | Order-to-Cash und Kunden-Onboarding | Weniger Reibung beim Abschließen und Kassieren; ein einziger Kundendatensatz in CRM und ERP. |
Nutzen und Ergebnisse
Was Sie
erwarten können.
Kürzere Durchlaufzeit
Der Prozess wartet nicht mehr in Warteschlangen und Postfächern: Automatische Schritte laufen sofort, und Ausnahmen gehen direkt an die Person, die sie löst.
Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt wird protokolliert. Zu wissen, wo ein Vorgang steht – und wer was entschieden hat –, ist keine Recherche mehr.
Weniger Fehler und Nacharbeit
Durch den Wegfall der erneuten Dateneingabe und eine einheitliche Quelle der Wahrheit verschwinden Dubletten, Differenzen und nachgelagerte Korrekturen.
Compliance by Design
Explizite Regeln, protokollierte Freigaben und menschliche Kontrolle an kritischen Punkten: Compliance hängt nicht mehr vom Gedächtnis Einzelner ab.
Skalieren ohne mehr Personal
Ein Prozess, der für 100 Fälle funktioniert, funktioniert für 10.000. Volumen bedeutet nicht mehr automatisch mehr Einstellungen.
Entscheidungen mit Daten
Ist der Prozess durchgängig gemessen, wissen Sie, wo der wirkliche Engpass liegt, und können auf Fakten verbessern statt auf Intuition.
Übliche Integrationen
Wir verbinden mit dem,
was Sie bereits nutzen.
Die BPA ersetzt Ihre Systeme nicht: Sie integriert sie. Hat ein Tool eine API oder Webhooks, können wir es fast immer in den Prozess einbinden.
Unser Ansatz
Messen, bevor
Sie automatisieren.
Bevor wir etwas neu gestalten, betrachten wir den Prozess so, wie er wirklich abläuft. Liegen Daten im ERP oder CRM vor, nutzen wir Process Mining, um den realen Weg jedes Vorgangs zu rekonstruieren: wohin er läuft, wie lange er dauert, wo er sich wiederholt und welche Ausnahmen vom vorgesehenen Weg abweichen. Meist zeigt sich, dass der „offizielle" und der reale Prozess sich weniger ähneln als angenommen.
Mit diesem Bild setzen wir eine Baseline für Durchlaufzeit, Kosten pro Vorgang und Fehlerquote. Das erlaubt uns, auf Fakten neu zu gestalten und die Verbesserung später mit Zahlen zu belegen. Und es endet nicht mit dem Go-live: Wir hinterlassen Observability im Prozess, um weiterhin zu sehen, wie er sich im Betrieb verhält, und ihn mit der Zeit zu verfeinern.
Die CPPA-Methode
Vom verstreuten Prozess zum System,
das sich selbst betreibt.
Aktuellen Prozess erfassen und messen
Wir dokumentieren den Prozess genau so, wie er heute läuft, von Anfang bis Ende: wer was mit welchen Systemen tut und wo es hakt. Wenn Daten vorliegen, nutzen wir Process Mining, um den realen Weg zu sehen – nicht den idealen – und setzen eine Baseline aus Zeit, Kosten und Fehlern.
Zielprozess neu gestalten
Bevor wir etwas automatisieren, entfernen wir Schritte ohne Mehrwert, führen Übergaben zusammen und klären die Regeln. Wir definieren den „To-be"-Prozess: was automatisch läuft, was ein Mensch entscheidet und welches System die einzige Quelle der Wahrheit für jeden Datensatz ist.
Automatisieren und integrieren (mit menschlicher Kontrolle)
Wir verbinden Ihr ERP, CRM und die übrigen Systeme über robuste API-Integrationen und orchestrieren den gesamten Prozess. An Ausnahmen und sensiblen Entscheidungen behalten wir menschliche Kontrollpunkte – mit Tests, Wiederholungen und Nachvollziehbarkeit von Tag eins an.
Betreiben, messen und verbessern
Wir führen in Phasen ein und vergleichen das reale Ergebnis mit der Baseline. Ein Prozessverantwortlicher begleitet die Weiterentwicklung, und mit vorhandener Observability verfeinern wir weiter: weniger Ausnahmen, kürzere Durchlaufzeiten, mehr Kapazität.
Der Kerngedanke
Es geht nicht darum, schneller zu laufen, sondern den Weg neu zu gestalten.
Beispielprozesse
Wie es in der
Praxis aussieht.
Kreditorenbuchhaltung (Procure-to-Pay)
- Rechnung erhalten
- Datenextraktion und -validierung
- Abgleich mit Bestellung und Lieferschein (3-Way-Match)
- Freigabe nach Regeln und Betrag
- Buchung im ERP
- Zahlungsplanung und Abstimmung
Kunden-Onboarding
- Onboarding angefordert
- Datenprüfung (KYC)
- Anlage in CRM und ERP
- Bonitätsprüfung und Kreditlimit
- Bereitstellung von Zugängen und Leistungen
- Willkommen und erster Kontakt
Bankabstimmung
- Kontoauszug importieren
- Automatischer Abgleich mit Buchungen
- Ausnahmen erkennen
- Unterstützte Klärung
- Buchhalterische Erfassung
- Bericht für den Abschluss
Auftragsmanagement (Order-to-Cash)
- Auftrag erhalten
- Bestands- und Bonitätsprüfung
- Bestätigung an den Kunden
- Kommissionierung und Versand
- Rechnungsstellung
- Nachverfolgung des Zahlungseingangs
Risiken und Gegenmaßnahmen
Wie man es nicht macht.
Ein BPA-Projekt scheitert häufiger an der Methode als an der Technik. Das sind die Fehler, die wir am häufigsten sehen, und wie wir sie vermeiden:
Einen schlechten Prozess automatisieren
Einen ineffizienten Prozess zu automatisieren lässt Fehler nur schneller und in größerem Umfang geschehen. Deshalb messen und gestalten wir zuerst neu; die Automatisierung kommt am Ende, nicht am Anfang.
Widerstand gegen Veränderung
Einen Prozess neu zu gestalten verändert die Arbeitsweise der Menschen. Ohne Change-Management und Schulung wird selbst die beste Automatisierung ignoriert, umgangen oder aufgegeben.
Fehlende Governance
Ohne Prozessverantwortlichen und ohne Nachvollziehbarkeit verfällt die Automatisierung mit jedem Systemwechsel, und niemand verantwortet ihre Ergebnisse.
Der „Big Bang"-Ansatz
Alles auf einmal neu gestalten und automatisieren zu wollen vervielfacht das Risiko. Wir gehen in Phasen vor und beginnen mit dem Prozess mit der höchsten Wirkung und der geringsten Komplexität.
Fragile Integrationen
Verbindungen auf Basis von Klicks oder Scraping brechen beim ersten Oberflächenwechsel. Bei kritischen Prozessen setzen wir auf APIs und stabile Verträge, die dem Alltag standhalten.
Die Wirkung nicht messen
Ohne Baseline lässt sich die Verbesserung nicht belegen. Wir messen davor und danach, damit die Ersparnis und die kürzere Durchlaufzeit eine Tatsache sind und kein Gefühl.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen BPA, RPA und Workflow-Automatisierung?
Womit sollte man anfangen?
Wie lange dauert es und wie viel spart man?
Müssen wir unser ERP oder unsere Systeme wechseln?
Ist es sicher und DSGVO-konform?
Wie messen Sie die Wirkung?
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